Как устроены электронные документы в Яндекс Аренде

Электронные документы — это цифровые версии бумажных вариантов, которые имеют полную юридическую силу. Подписывают их электронной подписью. Такими документами можно обмениваться внутри организации, с поставщиками, налоговой и другими госорганами. Электронный документооборот (ЭДО) могут использовать и физические лица, поэтому наш сервис уже внедрил подпись договора прямо внутри приложения. Это удобно, законно и безопасно.

Рассказываем, как подписать договор аренды квартиры с помощью электронной подписи в приложении Яндекс Аренда, и что для этого потребуется.

• Почему электронные документы стали стандартом в аренде
• Что такое электронные документы
• Юридическая сила электронных документов
• Какими бывают электронные подписи
• Как работает простая электронная подпись
• Преимущества электронного документооборота
• Безопасность и защита данных
• Почему ЭДО удобно для собственников и арендаторов
• Как подписать договор аренды в Яндекс Аренде: пошагово
• Дополнительные цифровые возможности
• Коротко о главном
• Часто задаваемые вопросы

Почему электронные документы стали стандартом в аренде

В последние годы рынок аренды жилья переходит на цифровой формат. Электронная подпись и онлайн-договор стали привычными не только для компаний, но и для частных лиц. Теперь заключить договор можно полностью дистанционно — без встреч, бумажных копий и нотариального заверения.

Такой подход экономит время и снижает риски, а юридическая сила электронных документов закреплена Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Что такое электронные документы

Если совсем коротко, то электронные документы — файлы, созданные, обработанные, подписанные и отправленные с помощью компьютера или другого электронного устройства. Они не требуют переноса на бумагу, потому что цифровые документы равносильны бумажным договорам, отчётам или соглашениям, если их заверили специальной подписью.

Электронные документы отличаются от отсканированных бумажных копий тем, что они изначально создаются в электронном виде и подписываются цифровой подписью. Перевести в такой формат можно любой документ — от счёта-фактуры до обращения в суд. 

Электронный документооборот бывает внутренним (в пределах одной компании) и внешним (при передаче документации другим организациям или государственным учреждениям).

Юридическая сила электронных документов

Электронные документы приравниваются к бумажным на основании закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Это означает, что договор, подписанный электронной подписью, имеет ту же силу, что и обычный документ с «живой» подписью.

При необходимости такой договор можно предъявить в суде, направить в налоговую или использовать при спорных ситуациях — например, для подтверждения факта сделки.

Какими бывают электронные подписи 

Электронная подпись — эквивалент той, что мы привыкли называть «от руки». Она подтверждает подлинность электронной документации. Цифровые подписи бывают простыми, неквалифицированными и квалифицированными. Не будем вдаваться в лишние подробности, но скажем, что в Яндекс Аренде мы используем «простую» подпись. Она подходит для работы с физическими лицами и идентифицирует подписанта. Если вы не знаете, что такое ключевая пара и криптография, не переживайте — для создания простой подписи ничего из этого не требуется. 

Как работает простая электронная подпись

Простая электронная подпись создаётся автоматически — без сертификатов и флеш-токенов. Она подтверждает, что действие совершил конкретный пользователь, и защищает данные.

В Яндекс Аренде подпись формируется по алгоритму:

1. Пользователь заполняет договор в приложении.
2. На указанный номер телефона приходит СМС с кодом подтверждения.
3. Введённый код фиксируется как электронная подпись, которая закрепляется за пользователем.

Преимущества электронного документооборота

ЭДО упрощает и ускоряет бумажную волокиту. Не зря правительство обязало некоторые компании (например, бюджетные организации и поставщиков, участвующих в госзакупках) перейти на ЭДО с 2022 года.

Всё потому, что ЭДО:

• сокращает время, потраченное на оформление, корректировку, подписание, согласование и отправку документов;
• снимает рутинную часть работы;
• сводит к нулю человеческий фактор и уменьшает количество ошибок при оформлении и отправке;
• обеспечивает конфиденциальность и безопасность информации благодаря использованию защищённых каналов связи;
• помогает избежать потери документов при пересылке, что случается с бумажными версиями;
• автоматизирует создание архива и предотвращает дублирование информации;
• уменьшает расходы на бумагу, покупку и обслуживание оргтехники, доставку и содержание архива.

Безопасность и защита данных

Подписание документов в цифровом виде — безопасная процедура. Все данные передаются через зашифрованные каналы связи, а доступ к документу ограничен участниками сделки.

Электронная подпись исключает возможность подделки или изменения договора после подписания.

Кроме того, система автоматически фиксирует дату и время подписания, что создаёт цифровой след — юридическое доказательство при любых разногласиях.

Почему ЭДО удобно для собственников и арендаторов

Электронные документы быстрее оформить и передать другой стороне, а для подписания необязательно встречаться лично. Оценить возможности электронного документооборота могут и пользователи сервиса Яндекс Аренда: мы экономим время клиентов, поэтому заключаем договор аренды квартиры онлайн.

Электронный договор аренды идентичен и равнозначен бумажному. Этот документ защищает интересы обеих сторон и разъясняет, как действовать в непредвиденных случаях — например, при порче мебели или досрочном расторжении соглашения. Пользователи Аренды подписывают договор прямо в приложении с помощью СМС.

Простая подпись подтверждает факт заключения договора аренды между собственником и жильцом. Её не нужно получать в удостоверяющем центре. Стороны подтверждают свои намерения путём введения одноразовых кодов, которые приходят участникам сделки на мобильный при оформлении договора в Яндекс Аренде. Пользователю остаётся только ввести цифры в специальном окне.

Как подписать договор аренды в Яндекс Аренде: пошагово

1. Заполните форму договора в приложении — укажите адрес, срок аренды, стоимость и условия.
2. Проверьте данные обеих сторон и подтвердите их.
3. Получите СМС-код для подписи и введите его в специальное поле.
4. После подтверждения обеими сторонами договор вступает в силу, а дата последнего подтверждения фиксируется как дата подписания.
5. Документ автоматически сохраняется в профиле, откуда его можно скачать или отправить по почте.

Такой алгоритм исключает ошибки и экономит время — от создания договора до подписания проходит не более нескольких минут.

Дополнительные цифровые возможности

• Электронная опись имущества. Собственник может приложить фотографии мебели и техники, а арендатор подтвердить их состояние онлайн.
• Хранение документов. Все подписанные файлы сохраняются в электронном архиве, доступном в любое время.
• Редактирование и продление. Изменения к договору можно оформить и подписать онлайн тем же способом.

Коротко о главном

Электронный договор аренды квартиры, подписанный через Яндекс Аренду:

• имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, но при этом не требует личного присутствия при подписании;
• экономит время и деньги при оформлении и пересылке;
• может использоваться сторонами в суде или при обращении в налоговую.

Часто задаваемые вопросы