Как устроены электронные документы в Яндекс Аренде
Электронные документы — это цифровые версии бумажных вариантов, которые имеют полную юридическую силу. Подписывают их электронной подписью. Такими документами можно обмениваться внутри организации, с поставщиками, налоговой и другими госорганами. Электронный документооборот (ЭДО) могут использовать и физические лица, поэтому наш сервис уже внедрил подпись договора прямо внутри приложения. Это удобно, законно и безопасно.
Рассказываем, как подписать договор аренды квартиры с помощью электронной подписи в приложении Яндекс Аренда, и что для этого потребуется.
Что такое электронные документы
Если совсем коротко, то электронные документы — файлы, созданные, обработанные, подписанные и отправленные с помощью компьютера или другого электронного устройства. Они не требуют переноса на бумагу, потому что цифровые документы равносильны бумажным договорам, отчётам или соглашениям, если их заверили специальной подписью.
Электронные документы отличаются от отсканированных бумажных копий тем, что они изначально создаются в электронном виде и подписываются цифровой подписью. Перевести в такой формат можно любой документ — от счёта-фактуры до обращения в суд.
Электронный документооборот бывает внутренним (в пределах одной компании) и внешним (при передаче документации другим организациям или государственным учреждениям).
Например, подписанные в приложении Яндекс Аренды договоры — внутренняя форма документооборота. А если этот документ отправить в налоговую или суд в цифровом формате, то это будет уже внешняя форма ЭДО.
Какими бывают электронные подписи
Электронная подпись — эквивалент той, что мы привыкли называть «от руки». Она подтверждает подлинность электронной документации. Цифровые подписи бывают простыми, неквалифицированными и квалифицированными. Не будем вдаваться в лишние подробности, но скажем, что в Яндекс Аренде мы используем «простую» подпись. Она подходит для работы с физическими лицами и идентифицирует подписанта. Если вы не знаете, что такое ключевая пара и криптография, не переживайте — для создания простой подписи ничего из этого не требуется.
Преимущества электронного документооборота
ЭДО упрощает и ускоряет бумажную волокиту. Не зря правительство обязало некоторые компании (например, бюджетные организации и поставщиков, участвующих в госзакупках) перейти на ЭДО с 2022 года.
Всё потому, что ЭДО:
- сокращает время, потраченное на оформление, корректировку, подписание, согласование и отправку документов;
- снимает рутинную часть работы;
- сводит к нулю человеческий фактор и уменьшает количество ошибок при оформлении и отправке;
- обеспечивает конфиденциальность и безопасность информации благодаря использованию защищённых каналов связи;
- помогает избежать потери документов при пересылке, что случается с бумажными версиями;
- автоматизирует создание архива и предотвращает дублирование информации;
- уменьшает расходы на бумагу, покупку и обслуживание оргтехники, доставку и содержание архива.
Почему ЭДО удобно для собственников и арендаторов
Электронные документы быстрее оформить и передать другой стороне, а для подписания необязательно встречаться лично. Оценить возможности электронного документооборота могут и пользователи сервиса Яндекс Аренда: мы экономим время клиентов, поэтому заключаем договор аренды квартиры онлайн.
Электронный договор аренды идентичен и равнозначен бумажному. Этот документ защищает интересы обеих сторон и разъясняет, как действовать в непредвиденных случаях — например, при порче мебели или досрочном расторжении соглашения. Пользователи Аренды подписывают договор прямо в приложении с помощью СМС.
Простая подпись подтверждает факт заключения договора аренды между собственником и жильцом. Её не нужно получать в удостоверяющем центре. Стороны подтверждают свои намерения путём введения одноразовых кодов, которые приходят участникам сделки на мобильный при оформлении договора в Яндекс Аренде. Пользователю остаётся только ввести цифры в специальном окне.
Датой подписания документа будет считаться дата его подтверждения последней из сторон. При необходимости в договор можно вносить изменения, а согласовать их и снова подписать документы тоже можно онлайн.
Коротко о главном
Электронный договор аренды квартиры, подписанный через Яндекс Аренду:
- имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, но при этом не требует личного присутствия при подписании;
- экономит время и деньги при оформлении и пересылке;
- может использоваться сторонами в суде или при обращении в налоговую.